Статьи
Skip Navigation LinksСписок статей > Работа с заявками

Работа с заявками



В этой статье мы рассмотрим полный цикл движения заявки, от ее создания до завершения работы с ней. После того, как проведены все настройки заявок, то есть, создана структура организации и заведены пользователи, созданы маршруты движения заявки в подразделении и/или маршруты, связанные с видом заявки, добавлены пользователи, имеющие право согласования заявок и пользователи, имеющие право создавать заявки настроены печатные формы заявок и работа заявок с ЭЦП можно начинать работу.

Примечание. Если вы используете один компьютер, то для понимания данной статьи вам будет необходимо поочередно заходить в систему от имени разных пользователей, действия которых мы будем рассматривать. Либо зайти в систему c различных компьютеров от имени разных пользователей.
Кроме этого, мы будем рассматривать работу с видом заявки, который был создан нами в качестве примера и имеет соответствующие маршруты, а также существует маршрут движения заявки для подразделения заявителя, настроена ЭЦП и шаблонный файл.


Создание заявки


Для создания заявки зайдите от имени пользователя, которого вы создали раньше, в систему, введя его Логин и Пароль. Мы зайдем от имени пользователя Проскурин.

Вход в систему

Перейдем в папку "Заявки" и нажмем "Создать". В результате будет получен список видов заявок, доступных для создания. Выберем вид заявки "Заявка на предоставление доступа к бухгалтерскому ПО".

Создание новой заявки

В результате откроется карточка заявки с полями, заполненными по умолчанию.

Карточка заявки

Заполнив все обязательные поля заявки, оправим ее в работу. В результате система выполнит все необходимые действия над заявкой, запустит ее по маршруту и закроет карточку заявки,

Отправка заявки в работу

поместив ее в папку "Заявки". Так как заявка отправлена по маршруту согласования, ее состояние будет "На рассмотрении".

Папка Заявки

Откроем нашу заявку. В ней присутствует заполненный шаблонный файл,

Шаблонный файл заявки

запущен маршрут заявки в подразделении и эта заявка подписана ЭЦП.

Маршрут и подпись заявки

После запуска заявки в работу, одним из пунктов которого является отправка по маршруту, поручение, отвечающие за отправку, помещается в почтовую папку "Отправленные" пользователя.

Почтовая Папка Отправленные

Согласование заявки


Поручение на согласование заявки приходит в почтовую папку "Входящие" согласующего. В нашем случае это будет Антонов. Зайдем от его имени в систему и откроем заявку.

Почтовая Папка Входящие

Заявка будет открыта в нужной точке маршрута, где согласующий может высказать свое мнение. "Согласен" или "Не согласен". В момент открытия заявки проверяется ее электронная цифровая подпись. В случае ее нарушения, маршрут движения заявки останавливается. Если пользователь согласовал заявку, то ее маршрут продолжится, если нет то маршрут заявки будет остановлен. Процедура согласования повториться и для второй точки согласования маршрута.

Точка согласования заявки

Исполнение заявки


После положительного закрытия последней точки согласования маршрута заявки в подразделении, автоматически будет запущен маршрут, связанный с видом заявки. В нашем случае мы создали в нем одну точку исполнения, с исполнителем Тимофеев. На рисунке ниже представлен полный вид маршрута заявки, открытой пользователем, который ее создал (Проскурин).

Точка исполнения заявки

Поручение на исполнение заявки, как и в случае согласования, поступает в почтовую папку "Входящие" исполнителя заявки.

Папка Входящие исполнителя

Исполнитель может открыть заявку, просмотреть ее согласование, а после исполнения должен отчитаться, нажав "Отчитаться".

Точка исполнения заявки

Перед исполнением исполнитель может убедиться в целостности ЭЦП заявки, перейдя на закладку "ЭЦП".

Закладка ЭЦП заявки

При необходимости, можно отправить заявку по стандартному маршруту, например, если для ее исполнения будут задействованы дополнительные сотрудники.

Отправка заявки по стандартному маршруту

Отслеживание состояний заявок


Отслеживать движение созданных и запущенных в работу заявок можно по полю "Состояние", которое принимает значения в зависимости от состояния заявки.

Состояние заявок в папке Заявки

Подробную информацию о том, где "застряла" заявка, можно получить открыв закладку "Маршруты" карточки заявки. Из рисунка, представленного ниже, мы видим, что заявка прошла этап согласования, исполнитель с нею ознакомился, но отчета о выполнении нет. Таким же образом можно просмотреть каждую точку маршрутов заявки.

Определения состояния заявки в закладке Маргруты
© 2001-2018 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.